1.2.2.2 Mögliche Themen in verschiedenen Phasen des Projektverlaufs
1.2.2.2.1 Phase I: Bedarfsanmeldung / Investitionsplanung
1.2.2.2.2 Phase II: Bedarfsprogramm / Anmeldung zur Finanzplanung
1.2.2.2.3 Phase III: Vorplanung (ES-Bau)
1.2.2.2.4 Phase IV: Bauplanungsunterlagen (EW-Bau)
1.2.2.2.5 Phase V: Baudurchführung - begleitende Erfolgskontrolle
1.2.2.2.6 Phase VI: Fertigstellung, Nutzung
Bei der Vorbereitung und Durchführung von Bauaufgaben sind regelmäßig Weichenstellungen vorzunehmen, die darüber entscheiden, ob eine Maßnahme wirtschaftlich wird oder nicht. Dabei muss immer wieder zwischen verschiedenen Varianten abgewogen werden, die auf zum Teil sehr unterschiedliche Art und Weise zur Lösung der gestellten Aufgabe beitragen. Dazu ist ein Abwägen aller Kosten sowie der Vor- und Nachteile notwendig.
Darüber hinaus bedürfen die getroffenen Entscheidungen im Verlauf des Projekts und bei dessen Abschluss einer Überprüfung, ob die ihnen zu Grunde gelegten Annahmen noch zutreffen, ob die damit verbundenen Aussagen zur Wirtschaftlichkeit noch Bestand haben beziehungsweise ob gegengesteuert werden muss.
Ein wichtiges Instrument dabei sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WU). Der vorliegende Text auf der Basis eines bereits im Jahre 2007 von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin eingeführten Leitfadens will bei der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen helfen, indem er die in § 7 der Landeshaushaltsordnung (LHO) und den dazugehörigen Ausführungsvorschriften (VV-LHO) seit langem verankerten Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auf den Bereich des öffentlichen Bauens überträgt, die in der Fachliteratur und den zahlreichen Leitfäden und Arbeitshilfen angebotenen Methoden und Ansätze auf wenige, aber prägnante Verfahren konzentriert, diese Verfahren mit Beispielen und Hilfsmitteln hinterfüttert und dadurch die notwendigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in einem angemessen Rahmen hält.
Der Begriff der Wirtschaftlichkeit umfasst dabei nicht nur die Kosten, sondern stets auch den Nutzen einer Maßnahme. Beide Aspekte müssen in den Abwägungsprozess vor einer Planungs- beziehungsweise Vergabeentscheidung einbezogen werden.
Diese Erkenntnis ist nicht neu:
Die VOB/A verlangt in § 25 Nummer 3 Absatz 3 Satz 2 bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots neben der Berücksichtigung des Preises die Berücksichtigung aller Gesichtspunkte, wie zum Beispiel Ausführungsfrist, Betriebs- und Folgekosten, Gestaltung, Rentabilität oder technischen Wert.
Der vom damaligen Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen (BMVBW) herausgegebene "Leitfaden Nachhaltiges Bauen" spricht von den - für den Nutzen einer Maßnahme relevanten - ökologischen, gesundheitlichen und soziokulturellen Aspekten des Bauens.
Diese nicht in Geld messbaren (nichtmonetären) Aspekte sind somit bei allen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zu berücksichtigen, auch wenn die Verfahren für die monetären Aspekte im Folgenden besonders betont erscheinen.
Der vorliegende Text bildet die Grundlage beziehungsweise ergänzt andere eingeführte beziehungsweise empfohlene Planungshilfen. Besonders zu nennen sind:
Neben diesen gibt es weitere Arbeitshilfen, die ebenfalls für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen herangezogen werden können.
Grundlage für die nachfolgende Gliederung für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Erfolgskontrollen bildet das Regelverfahren für Hochbaumaßnahmen, wie es in den Richtlinien für die Planung und Durchführung von Bauaufgaben (pdf, 4.7 MB) (RLBau) dargestellt ist. Darüber hinaus ist in allen Phasen des Projektablaufes durch Sammlung und Auswertung von Hinweisen und Daten die Entwicklung einer Maßnahme zu beurteilen. Ändern sich Ausgangslage, allgemeine Planungsgrundlagen, Planungsrahmen und / oder Ziele, ist unverzüglich der Bedarf zu überprüfen und zu entscheiden, ob und wie die Maßnahme weitergeführt werden soll. Die Wirtschaftlichkeit ist zu überprüfen, indem die bisherigen Berechnungen mit den neuen Daten aktualisiert und die erforderlichen Schlüsse gezogen werden, das heißt Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind in Form von Erfolgskontrollen nach der Verwaltungsvorschrift zu § 7 Landeshaushaltsordnung Nummer 1.3 durchzuführen. Eine denkbare Handlungsoption ist jeweils auch der Abbruch der Maßnahme, nach Abwägen aller maßgeblichen Einflussfaktoren.
Für die Durchführung von Baumaßnahmen mit Zuwendungen ist zusätzlich gemäß der Vorgaben der RLBau, Abschnitt 4, im erforderlichen Maß die Mitwirkung der zuständigen technischen bremischen Verwaltung zu ermöglichen, zum Beispiel durch frühzeitige Beteiligung an den für die Antragstellung erforderlichen Vorbesprechungen (vergleiche RLBau 4.3.1) und Beratung bei der Aufstellung der Antrags- und Bauunterlagen (vergleiche RLBau 4.3.2). Die zuständige technische bremische Verwaltung ist durch die Bewilligungsbehörde so rechtzeitig (spätestens bei Aufnahme der Planungsüberlegungen) zu beteiligen, dass sie die Aufgaben der Zuwendungsprüfung ordnungsgemäß erfüllen kann.
Die folgenden Ausführungen sind als Arbeitshilfe zu verstehen und ersetzen nicht bestehende Vorgaben.
Feststellen und Bewerten der alternativen Lösungsmöglichkeiten
Lässt sich aus Anforderungen der Nutzer ein Bedarf nachweisen und begründen, sind unterschiedliche Lösungsansätze zur Deckung dieses Bedarfs zu untersuchen.
Die Bedarfsdeckung kann sowohl durch organisatorische Veränderungen, als auch bauliche Maßnahmen erfolgen.
- Organisatorische Veränderungen (ohne wesentliche bauliche Folgen)
- Gebäudenutzung ohne eigene Baumaßnahme
- Eigenbaumaßnahme
Entscheidung und weitere Festlegungen
Hat die Untersuchung ergeben, das eine Bauinvestition notwendig wird, erfolgt die Anmeldung zur Finanzplanung nach § 31 Landeshaushaltsordnung.
Feststellen und Bewerten der alternativen Lösungsmöglichkeiten
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zu Investitions- und Betriebskosten (DIN 276 und 18960)
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zum Funktions- und Raumprogramm
[LISTE Überlegungen zur Optimierung von Raum- und Flächenvorgaben, zur funktionellen und betriebswirtschaftlichen Anordnung der Räume, zu Mehrfachnutzungen von Räumen et cetera.
Grundsätzliche Festlegungen zum Bauwerk
Falls ein Architektenwettbewerb stattfindet, sind Wirtschaftlichkeitskriterien bezogen auf Baukosten und Nutzungskosten für die Auswahl zugrunde zu legen.
Entscheidung und weitere Festlegungen
Im Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind die Festlegungen aus der Vorstufe weiter zu konkretisieren.
Feststellen und Bewerten der alternativen Lösungsmöglichkeiten
In dieser Phase werden konkrete bauliche Planungsteile Gegenstand der Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, zum Beispiel Gebäudeform, Fassade, technische Systeme. Variantenentscheidungen aus wirtschaftlicher Sicht sind zu diesem Zeitpunkt für alle Planungsbereiche unabdingbar und Teil der Grundleistungen nach HOAI.
Nur wenn umfangreiche Wirtschaftlichkeitsberechnungen über Planungsalternativen oder detaillierte Wirtschaftlichkeitsnachweise gefordert werden, sind solche vertraglich zu regeln und zusätzlich zu vergüten.
Bei vorgeschaltetem Wettbewerb kann die Variantenuntersuchung entfallen.
Entscheidung und weitere Festlegungen
Die Auswahl des geeigneten Entwurfskonzepts und präzise Festlegungen zu den Planungsinhalten bilden die Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Abweichungen von den Vorgaben des Bedarfsprogramms sind zu begründen.
Für die anschließende Durchführung der Baumaßnahme sind in diesem Zeitraum Kriterien und Verfahren für die Erfolgskontrollen (§ 7 Landeshaushaltsordnung) während und nach Abschluss der Baumaßnahme festzulegen.
(Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplanung)
Feststellen und Bewerten der alternativen Lösungsmöglichkeiten
In diesem Planungsabschnitt sind die Festlegungen aus den Vorphasen nochmals wirtschaftlich abzuwägen und auf optimierte Lösungsmöglichkeiten zu untersuchen.
Eine vollständige Kostenerfassung (Kostenberechnung) ist zugrunde zu legen.
Änderungen zu Entscheidungen, die sich nach detaillierter Planung gegenüber der Vorplanung ergeben haben, sind darzustellen und zu begründen.
(Ausschreibung/Vergabe/Errichtung)
Erfordernis
Vor Ausschreibung und Vergabe der Leistungen und dem Abschluss von Verträgen ist im Einvernehmen mit dem Bedarfsträger nochmals zu überprüfen, ob der zugrunde gelegte Bedarf unverändert besteht. Die Wirtschaftlichkeit der Angebote ist zu bewerten (VOB/A §25 Nummer 3 Absatz 3).
Vergleich mit den Vorgaben der (EW-Bau)
Soll/ Ist - Vergleich: Abgleich der Vergaben (VOB/VOL) mit den Planungsansätzen
Terminplan/ Baufortschritt
Kostenstand
Prüfung der Kostenkontrolle nach RLBau
Für den Fall der Kostenüberschreitung sind Festlegungen zu treffen, wie Mehr- und Minderkosten auszugleichen sind. Hierbei sind wirtschaftliche Gesichtspunkte zu berücksichtigen (Kosten für Baustopp, Kosten für bereits submittierte/beauftragte und nicht auszuführende Bauleistungen, Kosten für Rückbau, Auswirkungen auf spätere Betriebskosten und ähnlichem).
Bei extremer Unwirtschaftlichkeit muss der Abbruch der Maßnahme in Erwägung gezogen werden (siehe Ziffer 4).
Besondere Probleme/ Lösungsansätze
Grundsätzliches zu abschließenden Erfolgskontrollen
Für alle Maßnahmen ist nach ihrer Beendigung eine abschließende Erfolgskontrolle durchzuführen. Ziel ist es festzustellen, ob und in welchem Ausmaß die angestrebten Ziele erreicht wurden, ob die Maßnahme wirtschaftlich war und welche Rückschlüsse für zukünftige Planungen gezogen werden können.
Vergleich mit den Vorgaben der EW-Bau (Soll / Ist - Vergleich)
Terminplan / Baufortschritt
Beurteilung wirtschaftlicher Auswirkungen bei Terminverzug der Fertigstellung
Kostenstand
Besondere Probleme/ Lösungsansätze
Abschließende Darstellung besonderer Schwierigkeiten, die während der Ausschreibung, Vergabe und Baudurchführung entstanden sind und deren Lösung
Bewertung durch den Nutzer beziehungsweise die Fachverwaltung
Bewertungskriterien: zum Beispiel funktionell, gestalterisch, bedarfsspezifisch, technisch, wirtschaftlich, Optimierungsmöglichkeiten auch in Hinblick auf vergleichbare noch zu realisierende Vorhaben