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Projektmanagement - auch in der Krise unverzichtbar

Das Projekt Containment Scouts

Foto von der Einführungsveranstaltung für Containment Scouts
Die Einführungsveranstaltung

Die Corona-Pandemie hat vielfältige Auswirkungen auf die Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen. Besonders gilt das für die Akteure und Einrichtungen des Gesundheitswesens. Die Senatorin für Gesundheit, Frauen und Verbraucherschutz sowie die Gesundheitsämter Bremerhaven und Bremen als operative Behörden übernehmen eine Vielzahl der mit der Bewältigung der Corona-Pandemie einhergehenden Aufgaben. Zur Unterstützung der bremischen Verwaltung und insbesondere des Gesundheitsamtes Bremen, beschloss der Senat im April 2020 die Einstellung von Studierenden als sogenannte Containment Scouts. Auf dieser Grundlage des Senatsbeschlusses wurden in der Stadtgemeinde Bremen inzwischen etwa 80 Containment Scouts eingestellt, die gemeinsam mit dem Gesundheitsamt Bremen Aufgaben in den Bereichen der Kontaktpersonennachverfolgung und Pandemie-Bewältigung übernehmen.

Das bedeutete für Gesundheitsressort und -amt, dass innerhalb weniger Tage Organisations-, Arbeits- und Managementstrukturen aufgebaut, Schulungs- und Einarbeitungskonzepte entwickelt, Aufgaben definiert und nicht zuletzt eine pandemiesichere Arbeitsumgebung bereitgestellt werden mussten. So etwas lässt sich während einer sowieso schon alle Organisationsstrukturen und -prozesse strapazierenden Pandemiearbeit nicht einfach so aus dem Ärmel schütteln. Wie also vorgehen? Man entschied sich, das Vorhaben als Projekt anzugehen.

Situationsangepasstes Projektmanagement

 Foto von den Büroräumen der Containment Scouts

Mit Hilfe der Unterstützung des V-BÜRO für Projekt- und Veränderungsmanagement, das eine der beiden Projektleitungen stellte, wurde zügig damit begonnen, eine ressortübergreifende Matrix-Projektorganisation bestehend aus Auftraggeber, Co-Projektleitungen und Projektteam aufzubauen. Der Zeitdruck war groß, die mediale Aufmerksamkeit ebenfalls. Trotz gebotener Eile verzichtete das Projekt nicht gänzlich auf die übliche Projektinitialisierungs- und Projektplanungsphase. Stattdessen führten die Projektleitungen eine verdichtete, situationsangepasste Projektplanung durch. Dazu gehörten die Festlegung der Leit- und Leistungsziele des Projekts, die Definition von Arbeitspaketen mit Zielterminen und die Verteilung von Verantwortlichkeiten. Auf regelmäßige analoge Projektsitzungen wurde weitestgehend verzichtet. Stattdessen wurden agile Projektmanagementformate verwendet (keine starren Sitzungsformate, sondern fluide, anlassbezogene adhoc-Workshops und Entscheidungsprozesse), um eine rasche und zielgerichtete Projektdurchführung zu ermöglichen und Auftraggeber und Projektbeteiligte regelmäßig zu unterrichten.

Die organisatorische Struktur und der fachliche Kontext, in denen sich das Projekt Containment Scouts bewegte, waren äußerst dynamisch. Aufgrund dessen musste das Projektmanagement bis zuletzt immer wieder auf sich ändernde Rahmenbedingungen (zum Beispiel Eröffnung weiterer Corona-Ambulanzen, Einstellung weiterer Scouts, Corona Warn App, Teststrategie für Reiserückkehrer:innen) reagieren. Zusätzlich hatte das Projekt mit einer Überlastung der Linienstrukturen und einer ständigen Klärung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Rollen inmitten des Krisenbetriebs zu tun. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurden beispielsweise das Projektteam um Kolleg:innen aus weiteren Fachbereichen punktuell erweitert oder Arbeitspakete und Zieltermine neu bewertet und priorisiert. Diese Form der aktiven Projektsteuerung sowie das Vornehmen von Kurskorrekturen sollten zum Repertoire eines jeden gelungenen Projektmanagements gehören. In diesem Fall waren sie unverzichtbare Bestandteile der Arbeit der Projektleitungen.

Der Mehrwert von Projektarbeit

Das Projekt Containment Scouts hat anschaulich gezeigt, dass gerade bei hohem Zeitdruck, starker Dynamik und politischer Brisanz, die Regeln des Projektmanagements nicht über Bord geworfen werden dürfen. Ganz im Gegenteil verdeutlicht es, dass Projektarbeit und Projektmanagement in Krisenzeiten zu schnellen Entscheidungen in der Verwaltung führen können und eine Projektstruktur in neuen und unklaren Strukturen eine Möglichkeit sein kann, Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu steuern und zu verbessern - selbst vor dem Hintergrund eines vollkommen unplanbaren Pandemiegeschehens.