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Regelwerke

Der Senator für Finanzen erstellt im Abstimmung mit den Ressorts zentrale Regelwerke, in denen Standards und Rahmenvorgaben zu unterschiedlichen Themen vereinbart werden. Zu den Regelwerken gehören neben der gemeinsamen Geschäftsordnung für die bremische Verwaltung (BremGGO) z.B. die Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung, die Organisationsgrundsätze und der Verwaltungsgliederungsplan.

Zum 1. Juni 2019 ist die neue "Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung der Freien Hansestadt Bremen – Land und Stadtgemeinde Bremen (VVBesch)" in Kraft getreten. Sie greift die Aktivitäten des Senats für eine sozial-verantwortliche und ökologisch-nachhaltige öffentliche Beschaffung in der Freien Hansestadt Bremen auf. Der Senat verfolgt seit mehr als 10 Jahren das Ziel die Marktmacht der öffentlichen Hand auch verstärkt für eine nachhaltige Beschaffung zu nutzen. Dies auch im Sinne der Ziele der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung (Ziel 12.7: Förderung nachhaltiger Verfahren in der öffentlichen Beschaffung).

Gleichzeitig wird die Strategie der Bündelung des Einkaufs bei professionellen (internen) Dienstleistern weiter umgesetzt. Der Bezug von Waren und Dienstleistungen erfolgt für die Dienststellen über Rahmenverträge, die zentral vergeben und bereitgestellt werden. Diese Bündelung führt zu einer Erhöhung der Rechtssicherheit, zu einer vereinfachten Kommunikation sowie zu Einspareffekte bei der Preisgestaltung.

Neben den Leitprinzipien des Beschaffungswesens, klärt die "VVBesch" wesentliche Begrifflichkeiten sowie die Organisation der Beschaffung des Landes und der Stadtgemeinde Bremen.
Die Anlage 1 schafft eine Übersicht mit der unter die zentrale Beschaffung fallenden Warengruppen und Dienstleistungsbereiche.
Die Anlage 2 stellt die Umwelt- und Energieeffizienzanforderungen an Artikel, Warengruppen und Dienstleistungsbereiche dar.
Die neue Anlage 3 "Browserbasiertes Einkaufsmanagement" beschreibt den Umgang mit dem im Jahr 2015 eingeführten bremischen Elektronischen Bestellkatalog (BreKat).

In der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die bremische Verwaltung (BremGGO) werden die Rahmenbedingungen für einen ressourcenschonenden, effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltungsablauf festgelegt. Sachverhalte, für die ein einheitlicher Standard sinnvoll bzw. erforderlich ist, werden unter Federführung des Senators für Finanzen gemeinsam von allen Ressorts entwickelt und ebenso in der BremGGO festgeschrieben. Diese gemeinsam verabschiedeten Standards stellen eine Selbstverpflichtung aller Ressorts dar. Es handelt sich um Rahmenvorgaben. Ressorts und Dienststellen können auf dieser Grundlage weitere ressort- bzw. dienststellenspezifische Regelungen erlassen.

Aufgrund des Senatsbeschlusses zu Veröffentlichungspflichten nach dem Informationsfreiheitsgesetz im Jahr 2008 wurde die BremGGO bezüglich der zu verwendenden Standards bei der Veröffentlichung von Informationen (Nummer 22.a) ergänzt.

Mit der derzeit geplanten Überarbeitung der BremGGO (Stand 2004) soll ein einheitliches Regelwerk geschaffen werden, in dem alle vorhandenen organisatorischen Regelungen für die bremische Verwaltung (Handlungshilfen, maßgebliche Rundschreiben, Richtlinien etc.) zusammengefasst werden.

Mit der Verwaltungsvorschrift zu Kommunikation und Dokumentenverwaltung (VV KommDok) wird der Rahmen für ein effektives Verwaltungshandeln vor dem Hintergrund der zunehmenden digitalen Kommunikation in Verbindung mit elektronischer Dokumentenverwaltung geregelt .

In der Verwaltungsvorschrift werden die Inhalte der ehemaligen Empfehlungen zur Informations- und Dokumentenverwaltung (Schriftgutordnung) und der Richtlinie für die Nutzung der Elektronischen Post (E-Mail) – TuI-E-Mail-Nutzung zusammengefasst, angepasst und erweitert.

Mit den Grundsätzen für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) – kurz: Organisationsgrundsätze – soll ein einheitlicher Verwaltungsaufbau in den Dienststellen gewährleistet werden. Gleichzeitig sollen vor Ort Gestaltungsspielräume zur Anpassung der Organisationsstruktur an spezifische Aufgaben und sich verändernde Rahmenbedingungen geschaffen werden. Die zentrale Orientierungsgröße der derzeit geltenden Organisationsgrundsätze sind organisationspolitische Grundsätze, die stärker auf die interne Bündelung und Professionalisierung von Dienstleistungen ausgerichtet sind, als auf Outsourcing. Die Anwendbarkeit vor Ort wird dadurch erleichtert, dass die Organisationsgrundsätze klare Richtwerte für Leitungsspannen bei der Bildung von Referaten und Abteilungen beinhalten.
Bei den Organisationsgrundsätzen handelt es sich um Rahmenvorgaben, deren weitere Ausgestaltung in der Hand der Ressorts und Dienststellen liegt.

Organisationsentwicklungsprozesse werden auch in Zukunft nicht der Ausnahme-, sondern der Regelfall in der öffentlichen Verwaltung sein. Sie zielen auf die Berücksichtigung veränderter gesellschaftlicher oder rechtlicher Anforderungen, Veränderungen in der Aufgabenstellung oder auf interne Verbesserungen. Diesem Verständnis folgend sind solche Prozesse nichts Verwaltungsfremdes, sondern durch die jeweiligen Organisationseinheiten zu gestalten und durchzuführen. Das kann durch eine breite Beteiligung der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirkungsvoll unterstützt werden.

Um Dienstleistungsqualität, Arbeitsbedingungen und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung in einem fairen Interessenausgleich zwischen Dienststellenleitung und Beschäftigten wirksam zu fördern und weiterzuentwickeln, hat der Senator für Finanzen für den Senat eine Dienstvereinbarung mit dem Gesamtpersonalrat zu "Grundsätzen und Verfahren der Beschäftigtenbeteiligung bei Organisationsentwicklungsprozessen" abgeschlossen.

Diese Dienstvereinbarung wird angewendet bei umfangreichen Prozessen der Evaluation und Gestaltung von Organisationsstrukturen, Arbeitsabläufen und Arbeitsbedingungen in einzelnen oder mehreren Organisationseinheiten, sowie bei Neuzuordnungen bestehender Aufgabenbereiche zu anderen Organisationseinheiten - sofern dies über alltägliche organisatorische Anpassungen hinausgeht.

Die Dienstvereinbarung regelt im Kern die Festlegung der Beteiligten, Beteiligungsformen, "Gütekriterien" beteiligungsorientierter Projektarbeit sowie Informationspflichten und Verantwortlichkeiten - auch über die formalen Mitbestimmungstatbestände hinaus.