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Datenbanksystem Personalverwaltung und -management (PuMa)

Das Datenverarbeitungsverfahren PuMa (Personalverwaltung und -management) unterstützt in Bremen seit 1996 die Personalsachbearbeitung und das Personalcontrolling in den Teilbereichen Personalmenge, Personalausgaben und Personalstruktur, in dem es allen beteiligten Instanzen die zur Aufgabenwahrnehmung benötigten Daten zur Verfügung stellt. Auf zentraler Ebene werden dazu die erforderlichen Daten aus verschiedenen Großrechnerverfahren (Gehaltsabrechnung, SAP) bezogen und aufbereitet. Auf Basis dieser Daten und den zentral beschlossenen Zielvorgaben werden zudem Zielzahlen für das Beschäftigungsvolumen (Gesamtzahl der Beschäftigten auf Vollzeitkräfte umgerechnet) und darauf aufbauend für Personalkostenbudgets ermittelt. Im zentralen und im dezentralen Controlling können nun mit PuMa, auf Grundlage derselben Basisdaten Soll-Ist-Vergleiche und weitere Auswertungen durchgeführt werden.

Für die Bearbeitung und Auswertung der Daten stehen verschiedene, bedarfsorientierte Anwendungsprogramme mit Windows-Oberfläche zur Verfügung. Alle PC einer Dienstsstelle/eines Betriebes, auf denen PuMa-Anwendungen installiert sind, bilden ein lokales Netzwerk. Personenbezogene Daten existieren nur in einer Datenbank auf dem Datenserver, sodass alle Anwender/Anwenderinnen auf den selben Datenbestand zugreifen.

Für die Sachbearbeitung steht seit dem Jahr 2004 eine erweiterte Version der Personalverwaltungssoftware zur Verfügung. Im System PuMaOnline ist die Datenhaltung zentralisiert worden, dadurch ist eine bessere Kommunikation zwischen den Personalbüros und mit den zentralen Institutionen gegeben. Das Programm ist weiterhin eine Anwendung mit Windows-Oberfläche, die unter Nutzung des bremischen Intranets mit dem Datenserver in Verbindung steht. Durch eine abgestufte Rechtsteuerung steht dem einzelnen Anwender der für ihn relevante Datenbestand zur Verfügung.

Auf Grundlage der zentral ermittelten Sollvorgaben und der Personalkostenhochrechnung werden mit PuMaBudget die Personalbudgets für die unterschiedlichen Budgetierungsebenen errechnet und haushaltsstellengenau bzw. dem Produktgruppenhaushalt entsprechend aufgeteilt. Dabei können verschiedene Modelle der unterjährigen Verteilung von Einsparungen ebenso berücksichtigt werden wie z. B. kapitel- bzw. produktgruppenspezifische Zu- und Abschläge oder Umlagen.

Das Programm PuMaOnline ermöglicht eine ganzheitliche Sachbearbeitung im Sinne des Konzeptes der virtuellen Personalbüros. Die Anwendung versorgt den Anwender mit allen relevanten Informationen und Funktionen für eine sachgerechte und umfassende Bearbeitung von Personalvorgängen. Die auf Basis der Dezentralisierung der Personalentscheidungen neu konzipierte Stellenverwaltung ist selbstverständlich Bestandteil von PuMaOnline.
PuMaOnline und das Mitarbeiterportal bilden die technische Plattform für das virtuelle Personalbüro, in dem von verschiedenen Zugängen aus dieselben Daten gepflegt und bearbeitet werden können.

LGG-Datenerfassung in PuMaOnline:
Erstmalig für das Erhebungsjahr 2005 steht in PuMaOnline das LGG-Modul zur Erfassung der LGG-Daten zur Verfügung. Ähnlich wie beim LGG-Erfassungsprogramm werden hier differenzierte Daten zu den Beschäftigten in Leitungsfunktionen, Stellenbesetzungen, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Entsendung in Gremien, Frauenbeauftragte, Frauenförderpläne, Widerspruchs- und Klageverfahren erfasst. Daten zu den Arbeitszeitveränderungen, Ausbildungsverhältnissen, Beförderungen und Höhergruppierungen sowie die Darstellung der Beschäftigten nach den Entlohnungsgruppen, Personalgruppen, Status- sowie Laufbahngruppen, Voll- und Teilzeitbeschäftigten und nach Geschlecht wird dagegen aus den PuMaOnline-Daten erhoben. Damit wird der Erfassungsaufwand erheblich reduziert und die Eingabe von personalrelevanten Daten auf ein Personalsachbearbeitungsprogramm eingeschränkt. Die Möglichkeit zu umfangreichen Auswertungen zu den oben angegebenen Themenbereichen ist ebenfalls vorhanden.

Für Dienststellen / Institutionen, die nicht mit PuMaOnline arbeiten, steht ein LGG-Erfassungsprogramm (Datenbankanwendung) zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um eine Darstellung der Beschäftigten nach den Entlohnungsgruppen, Personalgruppen, Status- sowie Laufbahngruppen, Voll- und Teilzeitbeschäftigten sowie um differenzierte Angaben zu den Beschäftigten in Leitungsfunktionen, Arbeitszeitveränderungen, Stellenbesetzungen, Ausbildungsverhältnissen, Beförderungen und Höhergruppierungen, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Entsendungen in Gremien, Frauenbeauftragten, Frauenförderplänen, Widerspruchs- und Klageverfahren. Für die Erstellung von Frauenförderplänen können umfangreiche Auswertungen genutzt werden. Die Benutzung des Programms vermeidet Doppelarbeiten, Fehlinterpretationen und Übertragungsfehler und gewährleistet eine einheitliche Berichterstattung.

Mit dieser Anwendung ist der Zugriff auf anonymisierte Daten möglich. Es stehen verschiedene Standardauswertungen hinsichtlich der Personalstärke, der Personalausgaben, der Personalbudgets, des Stellenplanes und der Personalstruktur zur Verfügung.

Alle Auswertungen können grundsätzlich nach kameralistischer Systematik oder nach dem Bremer Produktgruppenhaushalt durchgeführt werden. Über das Mitarbeiterportal wird der vollständige Satz der Standardauswertungen ebenfalls monatsaktuell zur Verfügung gestellt.
Der gesamte Bereich Planung und Controlling befindet sich zur Zeit in der Weiterentwicklung. Im Zusammenhang mit dem Aufbau des Konzerncontrolling wird die bisherige Planungssoftware vollständig überarbeitet und um neue Planungsfunktionalitäten erweitert.

Personalcontrolling Produktplan - Controllingblatt (pdf, 7.8 KB)

Das MiP ist eine webbasierte Anwendung und ein Bestandteil des virtuellen Personalbüros, das allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung steht.
Die Funktionalität des MiP wird über einen rollenbasierten Zugang geregelt, vorhandene Rollen sind u. a. Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalbüro, Interessenvertretung, Redakteur und Administrator.
Die Anwendung gliedert sich in drei Bereiche, zum einen gibt es Informations- und Ratgeberfunktionen zu allen Themen des Personalbereichs. Ein weiterer Bereich ist das Personalcontrolling, hierfür werden die Standardauswertungen aus dem PuMa System (Personalverwaltung und -management System) zur Verfügung gestellt.
Der dritte, und in dieser Form in der Verwaltung einmalig, ist der Bereich der Selfservices (Selbstbedienungsfunktionen). Hierbei handelt es sich um Funktionen mit denen die Mitarbeiter/-innen Personalvorgänge eigenständig und direkt bearbeiten können. Es werden zurzeit die Bereiche Urlaubsverwaltung und Fortbildung, Krank- und Gesundmeldungen, Dienstreise, Zeiterfassung, Betriebliches Vorschlagwesen sowie die Pflege persönlicher Daten angeboten.

N.N.