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Innovationszirkel "Junge Verwaltung"

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Der ressortübergreifende Innovationszirkel "Junge Verwaltung" beschäftigt sich mit den Fragen junger Verwaltungskräfte an die Gestaltung der Verwaltung der Zukunft. Die Moderation und Vorbereitung der Sitzungen erfolgt durch das Referat für Verwaltungsmodernisierung, -management und -organisation der Senatorin für Finanzen. Themenspezifisch werden auch externe Referenten eingeladen.
Neben der ressortübergreifenden Vernetzung steht die Erarbeitung von innovativen Lösungsansätzen zu den spezifischen Themen im Fokus, die im Laufe des Zirkels erarbeitet werden. Der Innovationszirkel soll als Teil des Innovationsmanagements der bremischen Verwaltung einen Beitrag dazu leisten, die Vorstellungen junger Menschen zu ihrer Arbeit und ihre Erfahrungen für die zukünftige Gestaltung von Arbeitsprozessen zu nutzen. Die Ergebnisse werden im Nachgang allen Beschäftigten der bremischen Verwaltung zugänglich gemacht.

Die 1. Veranstaltung des Innovationszirkels "Junge Verwaltung" fand am 6. September 2016 statt. In einem Impulsvortrag stellte Thorsten Schmidt, Leiter des Referats für Verwaltungsmanagement, -modernisierung und -organisation der Senatorin für Finanzen, das aktuelle Programm Zukunftsorientierte Verwaltung vor.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutierten, was Verwaltung benötigt, um innovativ zu sein bzw. was geschehen muss, um Verwaltung innovativer zu machen. Im Anschluss identifizierten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Kleingruppen relevante Themen für Folgesitzungen. Dies sind u. a. Arbeitgeberattraktivität/Arbeitgebermarke, Personalentwicklungsmaßnahmen für Nachwuchskräfte, Online-Bürgerservices und Formen der Vernetzung im Ressort sowie zwischen den Ressorts.

Der zweite Innovationszirkel "Junge Verwaltung" am 17. Januar 2017 widmete sich im Rahmen einer Innovationswerkstatt dem Arbeitsplatz und der Organisation der Zukunft. In den Räumlichkeiten der "DIGILAB Brennerei 4.0" in der alten Schnapsfabrik in der Bremer Neustadt stand die Frage im Mittelpunkt, was eine moderne und perfekte Organisation von morgen ausmacht. Durch die Sitzung führten Christine Schröder und Niels Winkler von der Senatorin für Finanzen. Sie wurden von den externen Referenten Dietmar Heijenga und Christopher Klatt, beide Berater bei der HEC GmbH in Bremen, unterstützt.
Andrea Kuhfuß, Projektleiterin der Brennerei 4.0 der WFB, begrüßte die Teilnehmenden in "ihren" Räumlichkeiten und berichtete über das dort ansässige „Innovation Lab“.

In einem kurzen Input-Vortrag wurden zu Beginn die Ergebnisse der Public Service Motivation Konferenz präsentiert und im Plenum kurz erörtert.
Im Anschluss daran referierte Dietmar Heijenga in seinem Input-Vortrag, wie eine moderne Organisation aussehen kann. Er verdeutlichte dies durch die Darstellung des Übergangs von einer hierarchischen Unternehmensstruktur zu einer heterarchischen, agilen Organisation.
Im Anschluss daran waren die Teilnehmenden gefragt. Sie skizzierten anhand von Metaphern ihr Bild zum aktuellen Zustand ihrer Organisation und stellten die Bilder in einer "Vernissage" dem Zirkel vor.

Mit den Impressionen zum gegenwärtig wahrgenommenen Bild der Organisation der FHB ging es in die vertiefende Arbeit zur Organisation von morgen. In Kleingruppen wurden Eigenschaften erarbeitet, die aus Sicht der Teilnehmenden für eine perfekte und moderne Organisation FHB stehen. Die Eigenschaften wurden im weiteren Verlauf mit Maßnahmen unterlegt, priorisiert und geclustert. Im Ergebnis machen für die Mitglieder des Innovationszirkels die folgenden acht Eigenschaften eine perfekte, moderne Organisation aus und charakterisieren damit den Arbeitsplatz der Zukunft:

Die ideale Organisation FHB

  • ist flexibel und zeitenunabhängig. Dies gilt für die Gestaltung der Arbeit, aber auch für die Dienstleistungserbringung.
  • handelt verlässlich und unabhängig.
  • ist kundenorientiert und bürgernah.
  • ist mitarbeiterorientiert.
  • arbeitet vernetzt.
  • handelt reflektiert.
  • ist lösungsorientiert.
  • handelt transparent.

Zum Abschluss des Zirkels wurde abgeschätzt, wie stark diese Eigenschaften bereits heute erfüllt sind. Auf dieser Grundlage entwickeln die Teilnehmenden "Handlungspapiere" mit konkreten Vorschlägen und Ideen. Dabei nehmen sie Bezug auf bereits vorhandene Maßnahmen und erarbeiten Vorschläge für zukünftiges Verwaltungshandeln. Die Ergebnisse sollen auf der nächsten Sitzung im Juni 2017 präsentiert werden.

Die dritte Veranstaltung des Innovationszirkels „Junge Verwaltung“ fand am 15. Juni 2017 in den Räumlichkeiten des "V-Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement" in der Ansgaritorstr. 22 statt. Die Sitzung stand im Zeichen der Werkstattberichte der vier Arbeitsgruppen. Auf der letzten Sitzung waren Flexibilität, Vernetzung, Mitarbeiterorientierung und Bürgernähe als wichtige Eigenschaften der modernen Organisation der FHB erarbeitet worden und zwischen den Sitzungen in den Arbeitsgruppen weiter bearbeitet worden. Dabei zeigt sich übergreifend, dass es eine Vielzahl an positiven Entwicklungen innerhalb der bremischen Verwaltung gibt. Kritisch wurde dagegen die praktische Umsetzung der vorhandenen Konzepte beschrieben sowie der Kenntnisgrad unter den Beschäftigten. Bei der Auseinandersetzung mit den Themen wurden arbeitsgruppenübergreifend ein Ausbau der ressortübergreifenden Zusammenarbeit, ein Verbesserung des Wissensmanagement und eine Änderung der Führungskultur als notwendige Schritte auf dem Weg zur Verwaltung der Zukunft identifiziert.

Im zweiten Teil der Sitzung gab Dr. Lutz Liffers einen Einblick in wirkungsorientiertes Projekt- und Veränderungsmanagement und stellte dabei auch das von der Senatorin für Finanzen neu gegründete Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement (V-Büro) vor. Er zeigte den Teilnehmenden, welche Fragen im Vorfeld bei der Auseinandersetzung mit Themen zu klären sind und welche Bedeutung eine Verständigung auf eindeutige Ziele und Maßnahmen hat. Ein wirkungsorientiertes Vorgehen greift dabei die wichtigsten Elemente auf und stellt eine fundierte Bearbeitung der jeweiligen Thematik sicher.

Nach dem theoretischen Input erarbeiteten die Teilnehmenden in Kleingruppen auf Grundlage der Werkstattberichte für ihre Themen konkrete Leit- und Mittlerziele, um darauf aufbauend konkrete Handlungsziele zu benennen.
Die Teilnehmenden erarbeiten darauf aufbauend ihre bisherigen Vorhaben und präzisieren ihre Leit-, Mittler- und Handlungsziele, die dann in den gemeinsamen Abschlussbericht einfließen.

Diesmal war der Innovationszirkel zu Gast in der Stadtbibliothek Bremen. In den vergangenen Monaten haben vier Arbeitsgruppen zu den Themen Vernetzung, Flexibilität, Bürgernähe und Mitarbeiterorientierung weiter gearbeitet, haben Entwicklungen in anderen Kommunen, aber auch Unternehmen, recherchiert und diese schließlich an die Anforderungen innerhalb der FHB angepasst. Die abschließenden Ergebnisse wurden in der Sitzung präsentiert und anschließend im Plenum kritisch diskutiert. Damit stehen nun die inhaltlichen Eckpfeiler für den Abschlussbericht des Innovationszirkels.

Die Stadtbibliothek gewährte als "Hausherrin" mittels einer Führung einen Einblick in die Arbeit vor Ort. Dabei standen die Konzepte zu einem bürgerfreundlichen Selbstverständnis sowie der offenen Umgang mit der Vielfalt der BibliotheksnutzerInnen im Fokus. Die Teilnehmenden waren sich einig: Die Stadtbibliothek hat es geschafft, sich den veränderten Anforderungen ihrer NutzerInnen und den Rahmenbedingungen der Digitalisierung zu stellen und daraus neue Konzepte zu entwickeln. Davon kann Verwaltung viel lernen.

Im zweiten Teil der Sitzung fand ein Workshop zum Thema Arbeitgeberattraktivität statt. Dabei behandelten die Teilnehmenden in Kleingruppen folgende Fragestellungen:

  • Was macht einen attraktiven Arbeitgeber aus?
  • Worin unterscheidet sich die FHB von anderen Arbeitgebern, was sind ihre Stärken?
  • Wie und wo präsentiert sich ein attraktiver Arbeitgeber?

Dabei zeigte sich, dass auf der einen Seite die Arbeitsplatzsicherheit sowie eine transparente und geschlechtsneutrale Bezahlung sowie auf der anderen Seite eine gemeinwohlorientierte und sinnstiftende Tätigkeit zu den wichtigsten Attraktivitätsfaktoren der FHB gehören. Darüber hinaus wurden auch die Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten sowie die Besonderheiten des Stadtstaates (kurze Wege, Landes- und kommunale Aufgaben) als Vorteile der FHB gesehen. Bzgl. der Frage nach der Außendarstellung gab es kritische Stimmen zur derzeitigen Situation. Die Teilnehmenden des Innovationszirkels wünschen sich für BewerberInnen einen professionelleren Gesamtauftritt mit klaren Ansprechpersonen, aussagekräftigen Stellenausschreibungen und einer zielgruppenspezifischen Ansprache. Gleichzeitig wurde darauf verwiesen, dass die Verwaltung nach außen nicht perfekt, sondern vor allem authentisch auftreten sollte. Die Ergebnisse des Workshops sollen auch für die weiteren Entwicklungen im Bereich Arbeitgeberattraktivität der FHB herangezogen werden.

Die Abschlussveranstaltung fand am 24. Mai 2018 im Infocenter in der Überseestadt gemeinsam mit dem GPR und der Personaldirektorin statt.
Dabei wurden die Vorgehensweise und die Inhalte des Innovationszirkels noch einmal vorgestellt. Die einzelnen Arbeitsgruppen präsentierten ihre Ergebnisse, die dann gemeinsam diskutiert wurden. Gemeinsam mit dem GPR und der Personaldirektorin wurde zudem das weitere Vorgehen und der Umgang mit den Arbeitsergebnissen
besprochen.
Zentrale Ergebnisse sind dabei, dass der Austausch mit bestehenden Gremien der bremischen Verwaltung, wie den Organisationsreferent*innen, der Personalreferent*innen sowie den Verwaltungsleitungen der bremischen Ressorts, intensiviert wird. Darüber hinaus sollen die Erkenntnisse aus dem Innovationszirkel in die Entwicklung eines Konzeptes für die zukünftige Gestaltung des Innovationsmanagement der FHB fließen.

Christine Schröder und Niels Winkler
Die Senatorin für Finanzen
Referat 34 - Verwaltungsmanagement, -modernisierung und -organisation
Rudolf-Hilferding-Platz 1
28195 Bremen
E-Mail: Innovationszirkel Junge Verwaltung