Checkliste für den Aufsichtsrat
zur Erstellung des Leistungsberichtes gemäß PCGK

Wesentlicher Bestandteil der Aufsichtsratstätigkeit ist es, zur Kontrolle der Geschäftsführung die Berichte (schriftlich, mündlich, Textform) der Geschäftsführung zur Kenntnis zu nehmen und zu bewerten. Dabei ist es erforderlich, auf eine vollständige und aussagekräftige Berichterstattung hinzuwirken.

Die Verpflichtungen der Geschäftsführung ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag i. V. m. § 90 AktG sowie der Geschäftsanweisung für die Geschäftsführung.

Folgende Berichte sind nach diesen Standards erforderlich:

Einmal jährlich sind Informationen zur beabsichtigten Geschäftspolitik und anderen grundsätzlichen Fragen der Unternehmensplanung (insbesondere Finanz-, Investitions- und Personalplanung) zu geben, wobei auf Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen unter Angabe von Gründen einzugehen ist.

Die Geschäftsführung hat den Bericht in der Sitzung des Aufsichtsrates/der Gesellschafterversammlung am [Datum] erteilt.

Die Form des Berichts (schriftlich/mündlich/Textform) war angemessen.

Der Bericht lag dem Organ rechtzeitig, i. d. R. 14 Tage vor der Sitzung, vor.

Einmal jährlich ist die Berichterstattung über die Rentabilität der Gesellschaft erforderlich. Dies geschieht im Rahmen der Bilanzsitzung.

In der Bilanzsitzung am [Datum] wurde dem Aufsichtsrat/der Gesellschafterversammlung über die Rentabilität der Gesellschaft berichtet.

Der Bericht lag dem Organ rechtzeitig, i. d. R. 14 Tage vor der Sitzung, vor.

Gang der Geschäfte

Vierteljährlich ist dem Aufsichtsrat/der Gesellschafterversammlung über den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz und die Lage der Gesellschaft, zu berichten. Die Berichte müssen auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen eingehen (Quartalsbericht).

Dem Aufsichtsrat/der Gesellschafterversammlung wurde vierteljährlich berichtet und zwar jeweils mit den folgenden Berichten:

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen wurde unter Angabe von Gründen eingegangen.

Bericht über das Überwachungssystem

Der Aufsichtsrat/die Gesellschafterversammlung hat sich in seiner Sitzung am [Datum] durch schriftlichen Bericht der Geschäftsführung von der Angemessenheit des Überwachungssystems der Gesellschaft überzeugt.

Bericht über Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können

Dem Aufsichtsrat/der Gesellschafterversammlung wurde mit den folgenden Berichten über entsprechende Geschäfte berichtet:

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Der Bericht wurde dem Organ so rechtzeitig vorgelegt, dass das Organ vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hatte, Stellung zu nehmen.

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Der Bericht wurde dem Organ so rechtzeitig vorgelegt, dass das Organ vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hatte, Stellung zu nehmen.

Schriftlicher Bericht [Titel] vom [Datum], vorgelegt am [Berichtsdatum] zur Sitzung am [Sitzungsdatum]

Der Bericht wurde dem Organ so rechtzeitig vorgelegt, dass das Organ vor Vornahme der Geschäfte Gelegenheit hatte, Stellung zu nehmen.

Bericht an die/den Vorsitzenden des Aufsichtsrats/der Gesellschafterversammlung aus sonstigen wichtigen Anlässen, insbesondere bei drohenden, erheblichen negativen Planabweichungen und akuten Risiken für die Unternehmensentwicklung ("Ad-hoc-Risikoberichte")

Ein Bericht war nicht erforderlich, da kein Risiko aufgetreten ist.

Dem Aufsichtsrat/der Gesellschafterversammlung wurde am [Datum] mündlich/schriftlich Bericht [Titel] erstattet.

Public Corporate Governance Kodex der FHB in der am 13.06.2017 beschlossenen Fassung ab 01.01.2018.

S. § 6 Abs. 12 Muster-Gesellschaftsvertrag für unmittelbare sowie mittelbare Mehrheitsbeteiligungen der FHB.

S. § 9 Muster-Geschäftsanweisung für die Geschäftsführung (im Folgenden Muster-Geschäftsanweisung).

Sofern die Gesellschaft keinen Aufsichtsrat hat, nimmt die Gesellschafterversammlung dessen Aufgaben wahr.

S. Ziffer 3.1.3 PCGK i. V. m. § 90 AktG.

S. § 8 Muster Geschäftsanweisung.

S. § 9 Abs. 4 Muster Geschäftsanweisung.