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Archivierung

Symbolische Darstellung der Archivierung von Akten. Aktenordner stehen auf zwei Kartons mit Deckel.
Archivierung

Die in den Behörden vorhandenen Dokumente, Dateien und Informationen werden regelmäßig in Form von Akten geführt. Die elektronische Akte soll die klassische Papierakte ersetzen. Unabhängig von der Art der Aktenführung stellen die Unterlagen wichtige Informationsquellen für zukünftige Entscheidungen dar, und zwar aus allen Bereichen der Gesellschaft, sei es Politik, Kultur, Wirtschaft oder Verwaltung.

Die Unterlagen der Verwaltungsbehörden, die abgeschlossene Verfahren betreffen, dürfen daher nicht vernichtet werden, sondern sind dem Staatsarchiv Bremen zur Archivierung anzubieten. Das Staatsarchiv Bremen wählt die archivwürdigen Unterlagen aus und übernimmt diese in seinen Bestand. Die übrigen Unterlagen werden vernichtet. Mit der Archivierung sichert das Staatsarchiv Bremen nicht nur die dauerhafte Wahrnehmung der oben genannten Funktionen, sondern bewahrt auch einen wichtigen Teil des kulturellen Gedächtnisses der Freien Hansestadt Bremen.

Seit der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung und mit dem verstärkten Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen zeigt sich, dass eine strukturierte Aktenführung sowohl im Interesse der Verwaltung selbst als auch im Interesse der späteren Archivierung notwendig ist. Unstrukturierte "Datenmüllhalden" müssen vermieden werden.

Das Projekt "AVA" (Aussondern – Vernichten – Archivieren) befasst sich mit der Schnittstelle zwischen der Aktenführung der Verwaltungsbehörden und dem Staatsarchiv Bremen. Ziel ist insbesondere, dem Staatsarchiv Bremen die vorhandenen elektronischen Unterlagen in strukturierter Form und dauerhaft lesbar, unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat, anzubieten.

Hieraus ergeben sich Synergieeffekte, die auch dem Dokumentenmanagement in den Verwaltungsbehörden zu Gute kommen. Die Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv Bremen können auch bei der Neu- und Umstrukturierung von behördlichen Unterlagen und Informationssystemen genutzt werden, insbesondere bei der Überarbeitung des Aktenplans.

Für die Kontaktaufnahme bei Fragen und Unterstützungsbedarf steht Ihnen das Funktionspostfach Der Kompetenzstelle zur Verfügung: dokumentenmanagement@finanzen.bremen.de