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Aktenführung

Symbolbild für Aktenführung
Aktenführung

Jegliches Verwaltungshandeln ist dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Aktenführung verpflichtet, der wiederum auf dem Rechtsstaatsprinzip nach Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes (GG) beruht. Nur durch die ordnungsgemäße Aktenführung wird ein rechtsstaatlicher Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle durch Gerichte sowie Aufsichtsbehörden und eine Überprüfung durch die Parlamente gewährleistet. Alle Mitarbeiter*innen der öffentlichen Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen sind diesen Prinzipien verpflichtet und an die jeweils geltenden Regelungen gebunden.

Dazu gehört, dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen (Prinzip der Schriftlichkeit) sowie vollständig, wahrheitsgemäß und nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Zu den aktenrelevanten Unterlagen zählen alle entscheidungserheblichen Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie die Behörde erreichen.

Die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit hat an diesem Grundsatz nichts geändert, fordert aber die Schaffung neuer Regelungen. Die Regelungen zur Aktenführung wurden daher mit Wirkung vom 01.05.2018 in der neuen VV KommDok grundlegend neu gefasst. Bei allen Fragen zur ordnungsgemäßen Aktenführung können sich die Mitarbeiter*innen der öffentlichen Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen an die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement wenden.