Ein wichtiges Thema, mit der sich die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement beschäftigt, ist das "ersetzende Scannen", etwa nach der TR Resiscan, bei dem eingehende Papierpost in elektronische Dateien übertragen und dann vernichtet wird. Andere Fragen stellen sich beim Scannen des vorhandenen Bestandes an Akten (sogenannte "Altakten"), die elektronisch verfügbar gemacht werden sollen.
Die technischen Regelwerke sind von einem hohen Anspruch an Sicherheit geprägt, der aus Sicht der Ausführenden jedoch häufig zu aufwendigen und umständlichen Verfahren führt.
Vor dem Hintergrund, dass Scannen zum Teil seit vielen Jahren problemlos praktiziert wird, stellt sich die Frage, wie hoch die Anforderungen gesetzt werden müssen. Ist es zum Beispiel immer notwendig, eine elektronische Signatur anzubringen? Hier gilt es einen Mittelweg zu finden zwischen Praktikabilität und Sicherheit.