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Kompetenzstelle Dokumentenmanagement

Warum gibt es die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement?

Ein Symbolbild zur Kompetenzstelle Dokumentenmanagement.
Kompetenzstelle

Die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement ist bei dem Senator für Finanzen im Referat 34, Verwaltungsentwicklung und -organisation, organisatorisch angebunden.

Mit der Einführung ganzheitlicher Computerarbeitsplätze in der bremischen Verwaltung ist die elektronische Kommunikation und der Dokumentenaustausch mittlerweile zum Standard geworden. Damit verbunden ist es zu einer erheblichen Zunahme der Datenmenge gekommen und die klassische Struktur der Aktenführung konnte nicht aufrechterhalten werden. Auch entsprechen die bisherigen Vorgehensweisen im Aktenmanagement nicht mehr heutigen Anforderungen. Zwingende Voraussetzung für die Umsetzung der durch den Senat beschlossenen Modernisierungs- und Digitalisierungsstrategien und der damit einhergehenden Umstellung auf die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sind ordnungsgemäß und konsistent geführte elektronische Akten.

Für alle Fragen rund um das Dokumentenmanagement können sich die Mitarbeiter*innen der öffentlichen Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen an die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement wenden, die mit Wirkung vom 01.10.2018 eingerichtet wurde.

Was macht die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement?

Zu den Hauptaufgaben der Kompetenzstelle Dokumentenmanagement gehören die Erarbeitung von zentralen Rahmenregelungen und Standards für eine rechtssichere, organisatorisch effiziente und nutzerorientierte elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Zu ihren Aufgaben gehören auch die konzeptionelle und strategische Beratung von Projektleitungen und Verantwortlichen im Bereich Dokumentenmanagement. Weiter fungiert sie als Koordinierungsstelle für die bereits bestehenden Kompetenzen und verfügbaren Unterstützungsleistungen in der Freien Hansestadt Bremen.

Die Kompetenzstelle setzt sich zusammen aus Mitarbeiter*innen aus

  • dem Referat 34, Verwaltungsentwicklung und -organisation bei dem Senator für Finanzen
  • dem Referat 41, IT-Querschnitt und IT-Basiskomponenten bei dem Senator für Finanzen,
  • dem Aus – und Fortbildungszentrum (AFZ), Referat 20 Informationstechnologie – Qualifizierung und Beratung
  • sowie dem Staatsarchiv

und arbeitet eng zusammen mit den Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen und externen Dienstleistern wie zum Beispiel PDV - Premiumpartner für digitale Verwaltung GmbH, ifib consult GmbH und Dataport.
 

Grafik zur Koordinierung der Kompetenzen in der Kompetenzstelle DM
Grafik zur Koordinierung der Kompetenzen
Symbolbild für ersetzendes Scannen
Scannen

Ein wichtiges Thema, mit der sich die Kompetenzstelle Dokumentenmanagement beschäftigt, ist das "ersetzende Scannen" nach der TR Resiscan, bei dem eingehende Papierpost in elektronische Dateien umgewandelt und dann vernichtet wird.

Die technischen Regelwerke sind von einem hohen Anspruch an Sicherheit geprägt, der aus Sicht der Ausführenden jedoch häufig zu aufwendigen und umständlichen Verfahren führt.

Vor dem Hintergrund, dass Scannen zum Teil seit vielen Jahren problemlos praktiziert wird, stellt sich die Frage, wie hoch die Anforderungen gesetzt werden müssen. Ist es zum Beispiel immer notwendig, eine elektronische Signatur anzubringen? Hier gilt es einen Mittelweg zu finden zwischen Praktikabilität und Sicherheit.

Kompetenzstelle Dokumentenmanagement
Der Senator für Finanzen